Outsourcing Governance

Die Auslagerung von Geschäftsprozessen, IT-Bereichen oder kritischen Funktionen ist häufig eine Antwort auf zunehmende Spezialisierung, Kosten- und Innovationsdruck oder Ressourcenmangel. Die steigende Komplexität von Lieferketten sowie zusätzliche regulatorische Anforderungen erhöhen dabei den Bedarf nach professionellem Outsourcing Management.

(IT-)Outsourcing verändert die Risikosituation Ihres Unternehmens. Gänzlich neue Risiken können entstehen wie zum Beispiel:

• Strategische Risiken: Verlust interner Kompetenzen, Abhängigkeit von Anbietern (Vendor Lock-In), versteckte Kosten
• Operationale Risiken: Qualitätseinbußen, Terminprobleme bishin zu Liefer-/Service-Ausfall, Sicherheitsmängel, Ablauf- und Kommunikationsschwierigkeiten, unterschiedliche Unternehmens- und Gesprächskultur
• Compliance Risiken: missverständlich formulierte Verträge oder unklare Service Level, Verletzung von Compliance-Vorgaben für Lieferketten (z.B. im Bankensektor durch MaRisk, BAIT, DORA), eine doppelte Compliance-Pflicht bei internationalem Outsourcing
• Umfeld-Risiken: geopolitische Ereignisse, Umweltkatastrophen

Um diesen Risiken nachhaltig zu begegnen, bedarf es einer klaren Outsourcing-Strategie und -Bedarfsanalyse, eines gemeinsamen Verständnisses mit den Service Providern über die gewünschte Leistung, kontinuierlicher Steuerung und Überwachung sowie ganz besonders einer funktionierenden Kommunikation auf allen Ebenen der Zusammenarbeit zwischen dem auslagernden Unternehmen und den Service-Erbringern.

Outsourcing Governance Framework

Mit unserem Outsourcing Governance Framework helfen wir Ihnen, die Herausforderungen von (IT-)Outsourcing-Projekten über den gesamten Lifecycle zu meistern – unabhängig davon, ob Ihr Dienstleister in Frankfurt, Shanghai oder Paris sitzt, oder ob Sie selber Dienstleister sind und neue Vorgaben umsetzen müssen. Wir beraten beide Seiten.

Outsourcing Governance schafft einen Rahmen, innerhalb dessen mit Auslagerungen über ihren gesamten Lebenszyklus risikobasiert umgegangen werden kann und auch über mehrere Dienstleister-Ebenen hinweg eine Steuerung erfolgen kann. Themen können z.B. sein:

in der Vorbereitungsphase

• Outsourcing Strategie
• Outsourcing-Bedarfs- / Potenzial-Analyse u.a. Ermittlung der gesetzlichen / regulatorischen Rahmenbedingungen
• Risikoanalyse u.a. Kritikalität der Auslagerung
• Dienstleisterauswahl, Vertragsgestaltung und SLA-Konzeption

in der Übergangsphase

• Aufbau von Steuerungsstrukturen, von gemeinsamen Prozess- und Kommunikationsstrukturen
• Aufbau von Kontrollstrukturen (z.B. nach IDW PS 951 oder ISAE 3402)

im Regelbetrieb

• Dienstleistersteuerung u.a. Eskalationswege, Monitoring, Einhaltung regulatorischer Vorgaben
• Risiko und Business Continuity Management
• Change Management
• Partnerschaftsmanagement, Berücksichtigung kultureller Unterschiede und Kommunikationsmuster

Warum gute Kommunikation beim Outsourcing entscheidend ist

In der Praxis scheitern viele Outsourcing-Vorhaben nicht an fachlichen Defiziten, sondern an kommunikativen und kulturellen Hürden. Wenn unterschiedliche Firmen- oder Länderkulturen aufeinandertreffen, können schnell Missverständnisse entstehen, die die Zusammenarbeit dauerhaft erschweren oder gar unmöglich machen.

Typische Stolpersteine sind unserer Erfahrung nach

• Unterschiedliche Erwartungshaltungen: Was die eine Seite als selbstverständlich erachtet, kann für die andere Seite überraschend oder unverständlich sein.

• Unterschiedliche Kommunikationsgewohnheiten z.B. direkte versus indirekte Kommunikation, unterschiedlicher Umgang mit Hierarchien, abweichende Bedeutung von Small-Talk – diese Aspekte entscheiden häufig darüber, ob eine Zusammenarbeit gelingt oder scheitert.

• Kulturelle Unterschiede: Verhandlungsführung, Arbeitsweisen, Werte und Unternehmensverständnis unterscheiden sich von Land zu Land erheblich. Wer diese Unterschiede ignoriert statt aktiv gestaltet, riskiert Missverständnisse auf allen Ebenen.

Wir sind davon überzeugt, dass neben den beschriebenen Governance-Strukturen gelingende Kommunikation der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Outsourcing-Projekt ist. Deshalb legen wir in allen Phasen – von der Anbahnung bis zum laufenden Betrieb – hohen Wert auf:

• Geduld für die Erarbeitung gegenseitiger Erwartungen
• respektvolles Miteinander
• frühzeitige Identifikation kultureller und kommunikativer Stolpersteine
• Kultur-Briefing und bei Bedarf Vermittlung zwischen den beteiligten Parteien

Neben unserer Praxis-Erfahrung im europäischen Ausland sowie in der Zusammenarbeit mit chinesischen Marktteilnehmern sind wir als Mitglied in der Deutsch-Chinesischen Wirtschaftsvereinigung (DCW) gut vernetzt.

Wenn Sie aktuell ein Outsourcing-Vorhaben planen oder sich bereits mittendrin befinden, sprechen Sie uns gerne an: E-Mail. Gemeinsam finden wir den passenden Ansatz für Ihre Situation, z.B. für

• Großunternehmen oder mittelständische Unternehmen mit Outsourcing-Vorhaben
• Unternehmen in regulierten Branchen
• für Service Provider mit Nachweispflicht (z.B. IT/Tech, Logistik)
• chinesische Unternehmen in Deutschland